De rutas invisibles y costos impredecibles a operación bajo control: Expressen Ruten, costo/km y utilización en un solo tablero

expressenop
22 oct
3 Min. de lectura

Actualizado: hace 59 minutos

Resumen ejecutivo

Si hoy tu operación logística sufre por poca visibilidad de rutas, costos por viaje que “se mueven solos” e incidencias que se detectan tarde, Expressen Ruten te lleva de la intuición a la evidencia en 4 semanas, con KPIs preconfigurados (OTIF, costo/km, utilización de activos e incidencias/1,000 km), alertas tempranas y análisis causa–raíz. Sin proyectos eternos ni datos perfectos: empezamos con un Modelo de Datos Mínimo Viable (MDMV) y lo hacemos crecer.

1) Dolores (con ejemplos reales del día a día)

Rutas opacas: no hay un “radar” diario; sabes que un viaje se atrasó cuando el cliente llama.
Costos por viaje difusos: combustible, casetas y viáticos sin cierre oportuno; no cuadra el costo/km.
Incidencias tardías: llantas, paros, mermas; llegan por WhatsApp y se pierden.
Utilización de activos baja: tractos o cajas “congeladas” mientras otras operan al límite.
Reportes manuales: Excel duplicado, mismo dato con tres versiones.

2) Impacto (lo que se paga caro si no cambias)

Sobrecostos por combustible, ociosidad y recapturas.
Incumplimiento al cliente (OTIF bajo) que erosiona renovaciones.
Baja utilidad por mezcla de viajes improductivos y mantenimiento reactivo.
Gestión ciega: sin tablero, la prioridad del día depende del “último grito”.

3) La solución: Expressen Ruten (plantillas verticales)

Lo que recibes desde la semana 2:

KPIs preconfigurados y calculados automáticamente:
- OTIF = (Entregas a tiempo y completas / Entregas totales) × 100
- Costo/km = (Costo total del viaje / Kilómetros recorridos)
- Utilización de activo = (Horas en uso / Horas disponibles) × 100
- Incidencias/1,000 km = (Incidencias totales / Km totales) × 1,000
Alertas operativas: retrasos >X min, costo/km fuera de umbral, activo con ociosidad >N horas, ruta con incidencias repetidas.
Análisis causa–raíz listo para usar: vista Pareto (80/20), tendencia semanal, mapa de calor por ruta/cliente/conductor.
Catálogos controlados: activos, operadores, clientes, centros de costo, tipos de incidencia.
Conectores de datos sin fricción: cargadores CSV/Excel y APIs estándar (se integran a tus fuentes actuales).
Gobernanza Expressen: permisos, bitácora de cambios y definiciones de KPI visibles (una sola versión de la verdad).

4) Implementación en 4 semanas (sin drama)

S1 — KPIs y datos mínimos (MDMV)

Definimos 3–5 KPIs críticos (ej. OTIF, costo/km, utilización).
Acordamos catálogos (activos, operadores, clientes) y una plantilla de viajes (ID, origen/destino, km, combustible, casetas, tiempos).
Entregable: diccionario de datos y plantillas de carga.

S2 — Integración y validación

Conectamos fuentes actuales (CSV/Excel/APIs).
Reglas de calidad de dato (fechas válidas, km > 0, catálogos cruzados).
Entregable: primer corte de KPIs y lista de datos faltantes (resolución rápida).

S3 — Tablero operativo mínimo viable

Vista diaria: estado de rutas, retrasos y alertas.
Vista financiera: costo/km por ruta, cliente y activo.
Vista mantenimiento/incidencias: top 5 causas, tasa por 1,000 km.
Entregable: tablero navegable y manual de uso de 1 página.

S4 — Alertas y mejora continua

Umbrales por KPI, notificaciones y panel de SLA.
Rutinas de cierre semanal y retro con propietarios de procesos.
Entregables: matriz de umbrales, bitácora de acciones y roadmap trimestral.

5) KPIs (definiciones, usos y preguntas que responden)

KPI	¿Para qué sirve?	Preguntas que responde
OTIF	Cumplimiento de promesa al cliente.	¿En qué clientes/rutas caemos por debajo del objetivo?
Costo/km	Eficiencia por viaje/activo.	¿Qué rutas/operadores disparan el costo?
Utilización	Balanceo de flota.	¿Qué activos están ociosos y por qué?
Incidencias/1,000 km	Calidad y seguridad.	¿Qué causas concentran el 80% de fallas?

Tip Expressen: fija metas trimestrales y acompáñalas con acciones concretas (ej. reducción del 10% en costo/km en top 3 rutas con plan de combustible y capacitación de conducción eficiente).

6) Caso tipo (basado en implementaciones similares)

Contexto: flota mixta con 65 unidades, 8 rutas principales, registros dispersos.

Acciones: modelo de datos mínimo, tablero operativo S3, alertas de ociosidad y costo/km.

Resultados en 8–10 semanas:

Ahorro de 12% en combustible al detectar rutas con ociosidad y desvíos.
OTIF +6 pp en clientes clave gracias a alertas tempranas de retraso.
−30% incidencias repetitivas tras atacar top 3 causas (Pareto).

(Los números varían por operación; usamos métricas comparables y medimos semana a semana.)

7) Objeciones y respuestas

“No tenemos todos los datos.”
Empezamos con Versión Lite (viajes + costos básicos + incidencias). Lo que no existe se captura con una plantilla mínima.
“La gente no adoptará el tablero.”
Diseñamos 3 vistas operativas por rol (operaciones, finanzas, mantenimiento) y un manual de 1 página.
“Nos preocupa el esfuerzo de integración.”
Trabajamos con cargadores estándar y fases: primero CSV/Excel, luego API. Nada se detiene por no tener “el sistema perfecto”.